一、属开放范围的档案或本人经办的档案，本校师生员工持本人证件，说明利用档案的范围和目的，即可查阅。
二、凡需利用本室尚未开放的档案，按下列规定办理:
1、本校人员利用党群类、行政类档案，须经有关管理部门负责人批准。查阅党政重要会议记录、其他密级档案等重要档案，必须经党委(校长)办公室负责人及相关校领导和档案室负责人批准，指定专人借阅。
2、本校人员查阅非本人经办的或限制他人利用的一般科研档案、教学档案，须经课题组负责人或教务处同意。查阅秘密、机密级科研档案，本课题组人员须持有负责人签字的介绍信，其他人员须经科研处批准，查阅绝密档案均须经校保密委员会负责人批准，指定专人查阅。
3、本校人员查阅已移交档案室的会计档案须经财务处同意。
4、查阅以上档案必须填写查阅审批表。
5、校外人员利用档案，除持有正式介绍信外，还须按以上规定办理审批手续。
三、利用档案原则上只限在本室阅档室查阅，不得借出。特殊情况，确须外借时，只限开放档案或本人经办的非密级的一般档案，时间一般不超过一周。其他档案一律不借出。
四、利用档案须认真填写借阅登记表，归还时须经档案室工作人员当面验收、注销。必要时还需填写利用效果登记表。
五、复制、摘抄档案，须经档案室负责人同意。复制由档案室统一办理，摘抄由档案室工作人员负责核对、盖章。
六、对于重要和珍贵的档案一般不提供原件，由档案室提供复制件。